Nämä käyttöehdot ja rekisteri- ja tietosuojaseloste kuvaavat niitä käyttöehtoja ja tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat Metpoint Oy:n (Valmistaja) valmistamaa Jeemly Secondhand Varaus –ohjelmistoa (Ohjelmisto) ja sen tarjoamaa palvelua (Palvelu) asiakkaille (Asiakas/Asiakkaat).
Jeemly Secondhand Varaus on internetyhteydellä käytettävä ohjelmisto, jossa ovat myyntipaikkojen ja -aikojen varaustoiminnot, myynninhallinta ja Asiakkaiden yhteys-, tuote- ja tilitystiedot. Näistä ja Ohjelmiston käytön teknisistä tiedoista muodostuvat ohjelmiston sisältämät rekisteritiedot (Rekisteri).
Valmistaja on myöntänyt Ohjelmiston käyttöoikeuden yritykselle (Yritys), jonka tarjoamia palveluja Asiakkaat käyttävät kirjautumalla Ohjelmistoon Yrityksen myöntämillä käyttöoikeuksilla. Ohjelmisto toimii osana SKJ Systems Ltd Oy:n valmistamaa Jeemly Secondhand –toimialajärjestelmää, joka on Yrityksen käytössä ja jonka tiedot ovat osittain yhteisiä Ohjelmiston kanssa.
Rekisteriin kerätään tietoja Asiakkaista, jotta Yritys voi tarjota Asiakkaille palveluitaan ja täyttää sopimusvelvoitteensa, mm. myynnin tilitykset Asiakkaille. Osan Asiakkaiden suullisesti tai kirjallisesti antamista tiedoista syöttää ohjelmistoon Yritys, osan voivat syöttää myös Asiakkaat, jos Yritys on näin Ohjelmiston asetuksissa sallinut.
Henkilöt ovat Yrityksen Asiakkaita, ja Yritys vastaa kokonaisuudessaan ohjelmistoon syöttämiensä tai tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta, lain- ja asianmukaisuudesta, muutoksista ja poistamisesta. Valmistaja vastaa Palvelun teknisestä toteutuksesta pois lukien Yrityksen ja Asiakkaan käyttöympäristön, esim. laitteet, käyttöjärjestelmät, muut ohjelmistot ja tietoliikenneyhteydet, ja ylläpidosta sekä Rekisterin teknisistä suojauksista siltä osin kuin se koskee käytettävää Palvelua. Yritys käyttää Asiakkaiden henkilötietoja asiakkuuden hoitoon, yhteydenpitoon ja Asiakkaan erikseen antamalla luvalla suoramarkkinointiin. Valmistaja käyttää ohjelmiston käyttöön liittyviä tietoja vain ohjelmiston teknisen toiminnan varmistamiseen ja palvelun laadun ja turvallisuuden seuraamiseen sekä palvelun kehittämiseen.
Valmistajalla on kuitenkin oikeus käsitellä ja tarkistaa Ohjelmiston sisältämiä tietoja, kun siihen on perusteita esimerkiksi ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi ja palveluiden, kuten koulutuksen toteuttamiseksi, sekä muissa vastaavissa tilanteissa.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on Suomen tietosuojalaki (2018) sekä EU:n tietosuojasta antama asetus (2016).
Yritys ja Valmistaja vastaavat omalta osaltaan tässä selosteessa mainittuihin mahdollisiin rekisteri- ja tietosuojaselostetta koskeviin kysymyksiin ja Asiakkaiden tietopyyntöihin kohtuullisella aikataululla ottaen huomion kysymysten ja tietopyyntöjen ajankohdan ja laajuuden.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat:
- Asiakkaan itse ohjelmistoon syöttämät tiedot
- Yrityksen ja sen henkilöstön ohjelmistoon syöttämät tiedot
- ohjelmistossa ja sen käytössä automaattisesti muodostuvat tiedot
Lisäksi Valmistaja voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä teknistä käyttäjädataa, kuten IP-osoitteen ja selaimen version. Näitä tietoja ei käytetä käyttäjän yksilöintiin, mutta niitä käytetään samalla periaatteella ja suojauksilla kuin henkilötietoja. Valmistaja varaa myös oikeuden käyttää verkkosivuillaan teknisiä palvelun toteuttamiseksi välttämättömiä evästeitä, jotka eivät liity käyttäjäseurantaan.
Seuraavat tiedot syöttää joko Asiakas itse, jos Yritys on näin ohjelmiston asetuksissa sallinut, tai Yritys ja Yrityksen palveluksessa oleva henkilöstö perustuen Asiakkaan suullisesti tai kirjallisesti antamiin tietoihin:
- Asiakkaan nimitiedot
Ohjelmiston käytön kautta Valmistaja voi seurata käyttäjistä tarvittaessa seuraavia teknisiä tietoja:
- loki kaikista järjestelmään tehdyistä teknisistä toiminnoista
- yksittäisten sivujen lataukset ja latausten suoritusaika, muistin käyttö ja IP-osoite
Asiakas hyväksyy sen, että hänen tietojaan käytetään myös muissa Yrityksellä olevassa Jeemly Secondhand –toimialajärjestelmän osissa kuten kassajärjestelmässä varausten maksua ja tilittämistä varten sekä tuotehallinnassa tuotetarrojen tulostamisessa ja myynnin raportoinnissa.
Koko Jeemly Secondhand –toimialajärjestelmän sisällä käytettävissä olevia tietoja ovat:Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan aina Suomen lainsäädäntöä. Yritys tai Valmistaja eivät luovuta rekisteritietoja muille kuin tässä sopimuksessa mainituille kolmansille osapuolille elleivät Suomen viranomaiset tätä edellytä. Palvelun Rekisteri on suojattu siten, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä rekisteritietoihin.
Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on Rekisteriin tallennettu, tietolähteet sekä mihin Rekisterin tietoja käytetään tai luovutetaan.
Jos Asiakas haluaa itseään koskevat tiedot, hänen on esitettävä tätä koskeva pyyntö kirjallisesti Yritykselle, joka vastaa Asiakkaista kerätyistä ja syötetyistä tiedoista ja näiden käytöstä. Valmistajalla ei ole oikeutta eikä velvollisuutta luovuttaa Yrityksen Asiakkaasta keräämiä tietoja Asiakkaalle.
Asiakas on velvollinen ilmoittamaan Yritykselle, jos hänen tietoihinsa tulee sopimusaikana oleellinen muutos, erityisesti kun tämä koskee nimitietoja, myyntitulojen tilityksiä koskevia tietoja ja Asiakkaan tavoitettavuutta esim. varauksista sopimista tai myymättä jääneiden tavaroiden käsittelyä varten. Jos
Asiakas havaitsee että Rekisterin muissa tiedoissa on puutteita tai vääriä tietoja, hänellä on myös oikeus pyytää Yritystä korjaamaan tiedot oikeiksi ja asianmukaisiksi. Yrittäjä sitoutuu oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään Rekisterissä olevat tiedot, jotka todetaan virheellisiksi. Valmistajalla ei ole oikeutta muuttaa Asiakkaiden tietoja.
Rekisterin sisältämän tietoaineiston käsittely on Suomen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista, ja Yritys sitoutuu olemaan keräämättä Asiakkaista sellaista tietoa, jota ei Yrityksen palvelun toteuttamisessa, ylläpidossa ja mahdollisessa suoramarkkinoinnissa tarvita, esim. henkilötunnuksia tai henkilön profilointiin liittyviä tietoja. Kaikki Asiakkaita koskeva identifioiva aineisto on luottamuksellista ja tallennettu yleisesti hyväksytyillä suojausmenetelmillä Valmistajan suojatulle palvelimelle ja salasanat tallennetaan tietokantaan suojatussa muodossa.
Sekä Yritys että Asiakas vastaavat omien käyttäjätunnustensa ja salasanojensa käytöstä sekä näillä tapahtuvasta toiminnasta, käytöstä aiheutuvista suorista ja epäsuorista seurauksista ja kustannuksista ja sitoutuvat olemaan luovuttamatta käyttöoikeuksia ulkopuolisille, muiden henkilöiden tai organisaatioiden käyttöön elleivät viranomaiset lakiin perustuvalla vaatimuksella tätä edellytä. Sekä Yritys että Asiakas vastaavat myös, että Palveluun syötetyt tiedot ovat lakien ja hyvän tavan mukaisia sekä siitä etteivät ne aiheuta muille Asiakkaille tai Palveluun haittaa tai häiriötä. Valmistaja pidättää oikeuden estää Palvelun käyttö tilapäisesti, jos Ohjelmistoon tehdään huolto- tai vastaavia toimenpiteitä tai Palvelun turvallinen käyttö on vaarantunut tai muun välttämättömän syyn vuoksi.
Yritys ja Valmistaja vastaavat omien henkilöstöjensä informoimisesta Rekisterin luottamuksellisuudesta, siltä osin kuin on tarpeen tai mahdollista että henkilöstö käsittelee tai näkee Asiakkaiden tietoja. Yritys vastaa manuaalisen tiedon, esim. kirjallisten asiakassopimusten käsittelystä ja kaikesta sellaisen tiedon käsittelystä ja suojauksesta, mikä ei teknisesti ole Palvelussa.